W ostatnim czasie bardzo dużo mówi się o zagrożeniach dla firm wynikających z braku wykwalifikowanych pracowników oraz konieczności podniesienia wynagrodzeń. Jest to szczególnie istotne dla tych przedsiębiorstw, które już borykają się z uzyskaniem odpowiednich wyników finansowych.
Od czego zacząć?
Co zrobić, aby zwiększenie kosztów przeistoczyć w punkt zwrotny w kierunku zrównoważonego rozwoju i poprawy zysków?
Dla wielu odpowiedź nie jest oczywista. Przyzwyczajenie do obecnej sytuacji uniemożliwia im zauważenie rozwiązań oraz związanych z nimi szans. Znaczna część przedsiębiorców natknęła się na odpowiednie metody, ale poprzez niewłaściwe podejście, większość z nich nie osiągnęła zakładanych korzyści.
Moda czy niewiedza?
Organizacje zbyt często pochopnie podążają za tak zwaną „modą” wprowadzając rozreklamowane rozwiązania w momencie, kiedy wymagają zmian inne elementy funkcjonowania firmy. Niestety takie podejście jest również stosowane w odniesieniu do Lean, przez co cała załoga jest zrażana do skutecznych rozwiązań. Przykład może stanowić zaobserwowany w przeszłości na polskim rynku zachwyt nad systemem 5S (pięć kroków do efektywnych stanowisk pracy). Organizacje wprowadzały 5S chociaż nie w każdej z nich to narzędzie było kluczowe do realizacji w pierwszej kolejności. Wprowadzenie systemu 5S do firm, gdzie brakowało prawidłowych przepływów jedynie pochłaniało czas i energię niezbędną na przeprowadzenie zmian, a nie przynosiło zakładanych korzyści, czasami wręcz pogarszało wyniki finansowe. Załoga traciła morale, a po zakończeniu współpracy z konsultantami organizacje bardzo często wracały do poprzedniego stanu. Obecnie wiele firm deklaruje, że ma wprowadzone 5S, jednak po przejściu przez biura i działy produkcyjne przeważnie okazuje się, że brakuje podstaw. Na wprowadzeniu systemu 5S wygrały jedynie te firmy, w których to narzędzie było w danej chwili najbardziej potrzebne. Sukces jaki może nieść za sobą prawidłowe wprowadzenie 5S motywuje do dalszych działań, ponieważ narzędzie to doskonale uczy standaryzacji i konsekwencji, co jest nieocenioną pomocą w dalszym propagowaniu Lean. Należy jednak pamiętać, że niezmiernie istotne jest wprowadzenie 5S w odpowiednim momencie, aby zapewnić zaangażowanie całego zespołu, osiągnąć wysokie wyniki i utrzymać system po zakończeniu jego wprowadzenia.
Czym jest Lean?
Obecnie wiedza na temat Lean jest bardziej dostępna. Przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają, że nie jest to jedynie zbiór narzędzi służących optymalizacji produkcji, lecz sposób myślenia i działania obejmujący całą firmę i jej otoczenie. W polskich przedsiębiorstwach można już usłyszeć o Lean Management, Strategii Lean, Lean Accounting, itd., brakuje jednak w dalszym ciągu prawidłowego podejścia do „bycia Lean”. Nie można się tutaj opierać na modzie, Lean wymaga przede wszystkim podejmowania działań zgodnych z aktualnymi potrzebami organizacji, określonymi na podstawie faktów, a nie w oparciu o opinie. Należy nadać najwyższy priorytet aspektom zidentyfikowanym jako kluczowe. Tworzenie dalekosiężnych road map (mapy drogowej) nie zapewni odpowiedzi na bieżące i przyszłe potrzeby firmy. Będąc Lean należy działać tu i teraz rozwiązując kluczowe w danym momencie tematy, a tworzenie wspomnianych road map jest po prostu stratą (muda) wynikającą z nieprawidłowego spojrzenia na Lean. Aby skierować firmy na drogę prowadzącą do doskonałości należy na każdą z nich spojrzeć indywidualnie, sprawdzić w którym miejscu się znajduje, od jakich działań należy zacząć oraz poszukać unikalnych dla danej firmy szans, które pozwolą na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.
Jakie zmiany nastąpią?
Organizacja pragnąca wkroczyć na drogę prowadzącą do doskonałości musi być otwarta na zmianę struktury organizacyjnej. Brak takiej gotowości okazuje się bardzo często barierą do korzystania z możliwości jakie daje system Lean. Opór przed zmianą i wyjściem ze strefy komfortu, czy też strach przed nieznanym sprawiają, że firmy nie decydują się na tak dalekosiężne zmiany. Jest to kluczowy błąd popełniany przez organizacje. Pozostanie przy starych strukturach nie pozwala na skuteczne działanie według nowych zasad. Brak dostosowania struktury organizacyjnej przy transformacji Lean świadczy o istnieniu głębszych problemów ukrytych w przedsiębiorstwie.
Aby skutecznie przeprowadzić transformację Lean należy wrócić do podstaw i odpowiedzieć na pytania:
- jaka jest misja i wizja firmy?
- jakimi wartościami i postawami chcemy się kierować w firmie?
Podstawą odpowiedzi na te pytania jest nadanie sensu naszej pracy oraz stworzenie odpowiedniej atmosfery, w jakiej będzie pracował i mierzył się z wyzwaniami cały zespół wraz z liderem, który przewodzi transformacji. Prawidłowo przeprowadzona refleksja i udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania pomogą Twojemu zespołowi współpracować i dążyć do osiągnięcia wspólnych celów. Nie musisz być w tym procesie osamotniony, zawsze możesz skorzystać z pomocy praktyków od Lean. Transformacja Lean będzie ogromną zmianą, ale tylko wówczas można oczekiwać efektów, bo nie da się pracować tak jak do tej pory i oczekiwać dużej poprawy.
Co osiągniesz?
Przy prawidłowo przeprowadzonej transformację Lean przeważnie osiągamy:
- zmotywowane, wspierające się zespoły, którym wspólnie zależy na krótkim czasie realizacji i wysokiej jakości produktu/usługi
- skrócenie czasu realizacji produktu/usługi o ponad połowę
- znaczną redukcję zapasów
- redukcję powierzchni produkcyjnej
- redukcję defektów
- znaczące skrócenie przezbrojeń
Transformacja Lean pozwala dostrzec i zamienić potencjalne zagrożenia w czynniki niosące korzyści. Obecne trudności z pozyskaniem pracowników oraz konieczność podniesienia wynagrodzeń są silnymi impulsami do przeprowadzenia transformacji, czyli rozwoju Twojej firmy i wprowadzenia jej na drogę do doskonałości. Jest to również dobry moment na zmiany struktury organizacyjnej firmy. Nie można się okopywać w swoich działach funkcyjnych i bronić silosów, wycinka procesu, tylko należy zrozumieć, jak transformacja wpłynie na całą firmę. Poprawa wyników całej organizacji przełoży się bowiem na korzyści dla wszystkich pracowników. Pamiętaj, że obrona swojego tu i teraz w dłuższym okresie czasu sprawi, że firma zacznie się cofać, a nie rozwijać i Ty również na tym stracisz. Istotą przemiany organizacji jest wspieranie pracowników wykonujących bezpośrednio pracę dodającą wartość.
W obliczu powyższych korzyści, firmy rozpoczną stabilny i zrównoważony proces rozwoju, wygrywając czasem i jakością z konkurencją. Dlatego nie przegap idealnego momentu do rozpoczęcia transformacji Lean i zacznij działać!
